Top 11 # Xem Nhiều Nhất Ý Nghĩa Kpi / 2023 Mới Nhất 11/2022 # Top Like | Shareheartbeat.com

Kpi Là Gì? Những Ý Nghĩa Của Kpi / 2023

Blog chúng tôi giải đáp ý nghĩa KPI là gì

Hôm nay, xin mời bạn đọc cùng chúng tôi tìm hiểu về ý nghĩa của KPI là gì? Những ý nghĩa của KPI. Tại sao các doanh nghiệp hiện nay lại thường xuyên sử dụng thuật ngữ KPI trong báo cáo doanh nghiệp

KPI là gì? Có phải là yếu tố quan trọng quyết định sự hiệu quả trong kinh doanh và sản xuất của doanh nghiệp? Có phải KPI sẽ giúp bạn xác định vị trí doanh nghiệp của bạn trên thương trường?

Theo tìm hiểu của blog chúng tôi KPI là cụm từ viết tắt của Key Performance Indicator.

KPI được xem là một chỉ số để đánh giá mức độ hiệu quả của công việc. Dựa vào các chỉ số KPI đề ra người chủ doanh nghiệp có thể đánh giá được chất lượng hiệu quả của công việc của một tập thể hay một cá nhân. Tùy vào mục tiêu của mỗi doanh nghiệp mà các chỉ số KPI đề ra nhằm gia tăng lợi nhuận hay mức độ phổ biến của thương hiệu…

Dựa vào các chỉ số KPI giúp chủ doanh nghiệp sẽ quyết định thưởng hay phạt những người đã đạt và chưa đạt được KPI đề ra.

Ngoài ra còn có một thuật ngữ đặc biệt đó chính là KPI trong maketing doanh nghiệp. Đây là một chỉ số thể hiện độ phủ của doanh nghiệp trên thị trường, lượt tiếp cận của khách hàng, mức độ quan tâm tìm hiểu của khách đến sản phẩm hay dịch vụ của doanh nghiệp.

Đây là chỉ số KPI đánh giá nhân viên hiệu quả nhất hiện nay. KPI sẽ giúp chủ doanh nghiệp nắm bắt được những gì nhân viên của họ đạt được và chưa đạt, những ưu điểm và nhược điểm của người nhân viên trong quá trình làm việc…Từ đó người chủ doanh nghiệp có thể đưa ra những giải pháp giúp cải thiện và nâng cao hiệu suất lao động của nhân viên

Theo blog chúng tôi đây là chỉ số KPI được nhiều nhà quản lý nhân sự quan tâm. Chỉ số này giúp nhà quản lý nhân sự đánh giá nhân viên của mình một cách nhanh chóng. Tuy nhiên, chỉ số KPI này cũng có nhược điểm đó chính là không thể hiểu rõ được quá trình làm việc của một người nhân viên. Nên cũng không thể đưa ra giải pháp cải thiện hay phát triển.

Trái ngược với chỉ số KPI đầu ra, chỉ số KPI hành vi dùng để đánh giá những nhân viên mà chỉ số KPI đầu ra không đánh giá được. Chỉ số KPI hành vi tập trung vào thái độ, biểu hiện, hành vi trong quá trình làm việc của nhân viên. Ví dụ như cẩn thận, chăm chỉ, tỉ mỉ…Đây chính là những tiêu chuẩn trong hệ thống KPI hành vi giúp đảm bảo đầu ra tại các vị trí làm việc

Chỉ số này thường được chủ doanh nghiệp hoặc bộ phận tài chính của doanh nghiệp giám sát. Chỉ số KPI tài chính cho biết tình hình hoạt động của doanh nghiệp tốt hay xấu về mặt phương diện doanh thu và lợi nhuận Một số ví dụ về KPI tài chính Chỉ số này giúp đánh giá sự hiểu quả trong công việc của bộ nhận marketing. Chỉ số này giúp chủ doanh nghiệp có cái nhìn tổng quan cho thấy bộ phận marketing đã đạt được những gì trong hoạt động quảng bá hình ảnh doanh nghiệp Một số ví dụ về chỉ số KPI marketing Chỉ số KPI kinh doanh giúp đo lường hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp. Giúp chủ doanh nghiệp đưa ra những giải pháp kịp thời nếu không đạt được hiệu quả trong kinh doanh. Một số ví vụ chỉ số KPI kinh doanh

Tỷ lệ lợi nhuận trên vốn cổ phần

Tỷ lệ tăng trưởng của doanh thu

Tỷ lệ lợi nhuận so với những tháng cùng kì

Chỉ số này được các nhà quản lí dự án áp dụng để dễ dàng quản lí các dự án. Theo dõi tiền độ của dự án có hoàn thành được hay không. Dự án có đạt được yêu cầu đề ra hay không Một số ví vụ chỉ số KPI quản lí dự án Chỉ số này để đo lường độ hiệu quả của đội ngũ bán hàng. Số liệu giúp chủ doanh nghiệp nắm rõ kết quả bán hàng hàng tháng và theo dõi sự tăng trưởng của doanh nghiệp Một số ví vụ chỉ số KPI bán hàng

Chi phí mỗi lần bán hàng

Giá trị tuổi thọ khách hàng

Tỷ lệ chuyển đổi từ khách hàng

Tỷ lệ bán hàng hàng tháng

Trong 1 doanh nghiệp, các phòng ban khác nhau lại có những chức năng, công việc khác nhau. Vậy nên, 1 trong những yêu cầu cũng như công việc của chủ thể nắm quyền xây dựng KPI là phải tìm hiểu, nắm rõ được chức năng chính của mỗi bộ phận để có thể đưa ra các mục tiêu KPI đánh giá 1 cách công bằng và hiệu quả nhất.

Trước hết, cần đề ra 1 bộ phận hay cá nhân để có thể quyết định về vấn đề xây dựng KPI cho công ty. Người / bộ phận này có thể là trưởng nhóm, quản lý, các phòng ban trong công ty… Tuy nhiên, những người hay bộ phận tham gia xây dựng hệ thống KPI đều phải là những người có chuyên môn, hiểu biết về doanh nghiệp, mục tiêu của doanh nghiệp, về nhân viên cấp dưới, về công việc của các phòng ban… Để đảm bảo được tính hiệu quả cao, chủ thể xây dựng KPI cần hợp tác, đón nhận sự góp ý của các bộ phận, cá nhân khác để có thể điều chỉnh hay duy trì hệ thống KPI sao cho hợp lý nhất.

Đối với các bộ phận: Khi đã hiểu rõ được về nhiệm vụ các phòng ban riêng, cần dựa vào đó để xây dựng, đánh giá các hệ thống KPI chung cho từng bộ phận. Đây cũng là bước tiền đề để xây dựng KPI cho từng cá nhân trong bộ phận.

Đối với các cá nhân: Trong mỗi phòng ban, các cá nhân lại giữ các chức năng khác nhau. Vì vậy, cần dựa vào KPI chung của cả bộ phận và chức năng, nhiệm vụ của từng cá thể trong bộ phận để xây dựng, đánh giá chỉ số KPI. Cần xây dựng các kỳ đánh giá chỉ số KPI theo khoảng thời gian cố định như tháng, năm… Bên cạnh đó, các chỉ số này cần được đảm bảo đúng tiêu chí SMART.

Sau khi đã có bảng đánh giá về các khung điểm, về mức độ hoàn thành KPI, chủ thể xây dựng KPI cần nghiên cứu, đề ra các biện pháp chỉnh sửa nếu như có vấn đề, hoặc đưa ra những sự khắc phục hay phát triển để cải thiện năng suất làm việc.

Thang điểm được xây dựng dựa trên kết quả đánh giá mức độ hoàn thành công việc, đạt được KPI. Tuy nhiên cần lưu ý, nếu chia ra quá nhiều mức độ điểm thì có thể gây phức tạp, khó khăn và không đạt độ chính xác cao nhất khi đánh giá kết quả cuối cùng.

Như đã nêu ở trên, KPI cần được xây dựng và đánh giá dựa theo các tiêu chí SMART. Bên cạnh đó, các nhà quản lý không bắt buộc phải sử dụng công cụ này, nhưng nó lại mang tính quyết định về thành công của việc đánh giá tiến độ công việc theo KPI. SMART bao gồm:

Hệ thống KPI đòi hỏi người phải có chuyên môn cao, hiểu biết rõ về KPI là gì? từ đó mới có thể xây dựng và áp dụng 1 cách hiệu quả nhất.

KPI dễ gây ra ảnh hưởng tiêu cực đến nhân viên, có thể là tâm lý hoang mang hoặc chán nản. Tình trạng này dễ dẫn đến sự thiếu gắn kết giữa nhân viên với doanh nghiệp, cấp trên.

KPI không rõ ràng dễ làm cho nhân viên lạc lối và mất ý chí phấn đấu trong quá trình làm việc.

KPI không quy định thời hạn hoàn thành cũng dẫn tới rủi ro về thời gian. Mơ hồ về giới hạn thời gian cũng tạo ra tâm lý chán nản, giảm tinh thần làm việc của nhân viên.

Nếu KPI không thay đổi qua những giai đoạn phát triển khác nhau của doanh nghiệp, điều này có thể dẫn đến hiệu suất kém, xu hướng suy giảm hoặc vượt khỏi sự kiểm soát của nguồn lực nhân sự.

KPI giúp doanh nghiệp đo lường sức tăng trưởng so với mục tiêu một cách dễ dàng hơn.

Giúp cấp trên đánh giá hiệu quả công việc của nhân viên, các bộ phận công ty.

KPI cho kết quả có độ chính xác cao.

Phát triển sự liên kết giữa các cá nhân và tổ chức trong doanh nghiệp với nhau.

Giúp cho việc thiết lập và đạt được mục tiêu chiến lược thông qua việc xây dựng các mục tiêu cụ thể.

Vì tính đa dạng của KPI nên doanh nghiệp có thể tùy vào mục tiêu và chiến lược để có thể áp dụng nhiều chỉ số KPI cho các lĩnh vực hoạt động như: Hiệu quả tài chính, thị trường cạnh tranh, quản lý nhân sự…

KPI có thể là nhiệm vụ mà mỗi người phải hoàn thành, nhưng cũng là động lực để khuyến khích tinh thần làm việc. Theo nghiên cứu cho thấy, phần lớn nhân viên lao động cảm thấy có động lực hơn khi họ nhận được kết quả tích cực khi đáp ứng được các tiêu chí của KPI theo từng thời điểm, ví dụ như theo tháng, quý. Các kết quả này tạo cảm giác về sự kiên định, khiến họ tập trung vào việc đạt được KPI. Bên cạnh đó, khi vượt mức chỉ tiêu KPI, nhân viên sẽ được thưởng KPI. Vậy thì thưởng KPI là gì? Đó chính là 1 khoản được đặt ra theo quy định để khen thưởng cũng như khích lệ tinh thần làm việc của nhân viên. Tùy theo từng công ty mà mức thưởng sẽ khác nhau.

Khi đã làm việc với KPI, nếu bạn là nhân viên, thì việc kiểm soát năng suất hoàn thành công việc, đạt được KPI đã đề ra sẽ giúp bạn làm việc 1 cách có trách nhiệm hơn. Còn nếu là quản lý hay cấp trên, cần nắm rõ KPI của từng nhân viên để hiểu được những vấn đề, cũng như thành quả của họ và đưa ra quyết định sáng suốt nhất khi đánh giá nhân viên.

Khi áp dụng KPI cho công việc của mình, bạn sẽ có cơ hội được học hỏi rất nhiều kinh nghiệm. Nếu là 1 người quản lý, hoặc cấp trên, bạn có thể dựa vào kết quả đánh giá KPI của nhân viên, tham khảo cách quản lý của những người khác để có thể rút ra bài học, từ đó phát triển, cải thiện năng suất làm việc của nhân viên của mình. Bên cạnh đó, bạn có thể truyền đạt những kiến thức của mình đến với những người quản lý khác để giúp họ tích lũy thêm kinh nghiệm. Còn nếu là 1 nhân viên cấp dưới, việc làm việc với KPI giúp cho bạn ngày 1 phát triển năng suất, tiến độ, làm việc chất lượng hơn. Bạn sẽ học hỏi từ những người khác, học hỏi từ bản thân mình, rút ra kinh nghiệm để có thể làm việc hiệu quả hơn.

Như phần định nghĩa “KPI là gì?” đã nêu ra rằng, KPI là 1 chỉ số để đánh giá tiến độ công việc chứ không phải là mục tiêu hay chỉ tiêu như mọi người vẫn hiểu. KPI là công cụ hỗ trợ để bạn đạt được mục tiêu của mình cũng như của doanh nghiệp đề ra. Bằng cách sử dụng KPI, bạn có thể biết được những vấn đề, hay cơ hội của bạn để có thể tìm ra phương án thực thi công việc nhằm đạt được mục tiêu đã đề ra.

Công thức tính KPI này, hay cũng có thể coi là công cụ đo lường mức độ hiệu quả truyền thông của bạn: Tổng số CV/đợt tuyển dụng (đối với từng chức danh).

Lương KPI là gì? Đó chính là mức lương khi đạt đủ chỉ tiêu KPI, hay còn được gọi là lương cứng.

Công thức tính mức thu nhập trung bình: Tổng thu nhập / tổng nhân viên.

Công thức tính mức thu nhập giờ công trung bình: Thu nhập trung bình / số giờ làm việc (đối với thời gian đo lường).

Công thức tính thu nhập trung bình theo chức danh: Tổng thu nhập chức danh / tổng nhân viên chức danh đó.

Tỷ lệ chi phí lương: Tổng chi phí lương / doanh số.

Tổng thời gian đi làm muộn toàn công ty: Cấp trên cần xem xét tổng thời gian đi muộn từng tháng, so sánh mức tăng giảm để có các biện pháp quản lý thích hợp.

Công thức so sánh thời gian đi làm muộn của các bộ phận: Tổng thời gian / tổng nhân viên.

Công thức tính tỷ lệ ngày nghỉ: Số ngày nghỉ + ốm / tổng số ngày làm việc trong tháng.

Đo lường từng bước doanh nghiệp đạt được doanh thu từ bán hàng là tăng hay giảm.

Đây là đơn vị đo lường quan trọng, cần phải giám sát một cách thấu đáo vì nó là một phần của các tiến trình phát triển và là 1 công cụ để đưa ra các chiến lược quyết định.

Giám sát chặt chẽ chỉ số này theo những mốc thời gian nhất định để nắm rõ xu hướng tăng trưởng và giá trị của doanh nghiệp.

Chỉ số thành công của KPI là tỷ lệ phần trăm tăng trưởng bán hàng vượt quá mục tiêu tại thời điểm đã định trước.

Kpi Là Gì? Vì Sao Không Đạt Kpi? Đạt Kpi Nhưng Kinh Doanh Vẫn Kém? / 2023

Trước khi nói tới KPI là gì thì chúng ta nên nói tới mục tiêu của doanh nghiệp. Mỗi doanh nghiệp khi hoạt động đều cần phải có một mục tiêu mà cần phải đạt được nếu muốn tồn tại và phát triển (doanh thu, lợi nhuận, thị phần, hoặc một yếu tố nào đó mà doanh nghiệp coi là quan trọng). Các mục tiêu này thường được gọi là các Key Business Objectives (hay business goals) hoặc mục tiêu chiến lược (strategic goal) vì để đạt được các mục tiêu này thì các nhà quản lý thường phải vạch ra các chiến lược (strategy) khác nhau. Mỗi chiến lược thường bao gồm nhiều chiến thuật (tactics) nhỏ hơn bên trong để giúp nó đến gần hơn được hơn với việc đạt được mục tiêu chiến lược.

Quá trình thực hiện một kế hoạch dù đó là chiến thuật hay chiến lược thường sẽ phải trải qua nhiều bước và cần phải có thời gian mới thấy được kết quả của việc thực hiện đó. Và sau khi có kết quả rồi thì cần phải có một chuẩn mực gì đó để đánh giá hiệu quả của quá trình thực hiện và kết quả đạt được đó. Và từ đó Key Performance Indicator (KPI – tạm dịch là các chỉ số đánh giá hoạt động quan trọng) ra đời. KPI cho thấy được hiệu quả hoạt động về kinh doanh của một doanh nghiệp, tổ chức cũng như để đánh giá xem người thực thi công việc đó có đạt được mục tiêu hay không.

2 loại KPI cần phân biệt

Tùy theo doanh nghiệp, tổ chức mà KPI sẽ khác nhau và ngay cả mỗi bộ phận cũng sẽ có một KPI khác nhau (Sales, Marketing, Product) và ngay cả mỗi người trong một bộ phận cũng có KPI khác nhau (SEO KPIs, Email KPIs, Social KPIs). Có rất nhiều KPIs khác nhau, nhưng tóm gọn thì nó thường chia làm 2 loại KPI:

Cho nên các tầng cấp quản lý (directors, managers) là người sẽ bị ép KPI chiến lược và các bạn này phải tạo ra các KPI chiến thuật để phục vụ việc đạt mục tiêu KPI chiến lược mà các bạn đang chịu. Các KPI chiến lược này sẽ được áp cho các bạn cấp dưới đang thực thi các công việc tương ứng.

Tại sao không thể đạt KPI hoặc đạt KPI nhưng việc kinh doanh không cải thiện?

Vậy nếu có lúc nào bạn thấy trong tổ chức của mình có tình trạng là các KPIs chiến thuật đều được đạt được nhưng các KPIs chiến lược lại không thì nó có thể đến từ một số lý do:

– KPI chiến thuật đặt ra mà đạt được hết (mà còn vượt xa hạn mức) thì cái đó chưa chắc đã là tốt, mà có thể là bạn đặt mục tiêu quá dễ dàng và đánh giá mục tiêu không chính xác và do đó không đủ để giúp đạt được KPI chiến lược.

Còn nếu KPI chiến thuật bạn đặt ra mà không đạt được và kém quá xa thì có thể bạn đang đối đầu với các vấn đề:

– KPI chiến thuật được đặt ra quá tham vọng xa rời thực tế nên không thể đạt được. KPI ngoài mục đích để đo lường hiệu quả nó còn có thể hoạt động như một tác nhân có thể tác động tích cực hoặc tiêu cực đến tâm lý nhân viên của bạn. Bạn sẽ không muốn họ cảm thấy quanh nắm suốt tháng không đạt được chỉ tiêu và làm việc kém hiệu quả?

– Đội ngũ nhân viên của bạn yếu, không đủ khả năng đạt được KPI chiến thuật bạn đặt ra. Lúc này bạn cần coi lại cấu trúc team, các công việc mà họ đang thực hiện cũng như quy trình tuyển người từ đầu vào.

Vậy quan trọng nhất chính là KPI chiến thuật được đặt ra cho người thực thi phải thực sự phù hợp và bám sát với KPI chiến lược. Các KPI này khi hoàn thành và đạt được phải tác động một cách tích cực và giúp doanh nghiệp, tổ chức đến gần hơn mục tiêu kinh doanh được đề ra.

Làm sao để tạo ra các KPI phù hợp nhất?

Khi đề ra KPI cho các hoạt động, cần phải đánh giá lại xem KPI mình đã có đủ các tính chất sau chưa:

Rõ ràng: KPI phải được xác định và định nghĩa một cách rõ ràng, hướng tới một mảng nào đó cần cải thiện rõ rệt. KPI không rõ ràng là yếu tố lớn nhất trong việc tạo ra các KPI vô giá trị và không có đóng góp gì trong việc cải thiện hiệu quả kinh doanh.

Đo lường được: cần phải có khả năng đo đếm và đánh giá được bằng số liệu, báo cáo. Một KPI không thể đo lường được hay không có chuẩn mực để đánh giá thì cũng như không có KPI.

Giao phó được, làm được: KPI này có thể giao cho người chịu trách nhiệm và có thể làm được. Nếu bạn không thể tìm được nhân viên nào để giao việc chịu trách nhiệm KPI đó hay KPI đó không có khả năng thực hiện được thì liệu KPI đó có nên tồn tại không?

Thực tế: KPI cần phải mang tính thực tế. Bạn không thể đặt KPI cho nhân viên dựa trên một giả thuyết hay niềm tin nào đó được.

Trong một mốc thời gian nhất định: cần phải có mốc thời gian nhất định để xác định khi nào công việc hoàn thành để đánh giá mức độ hoàn thành. ĐỪNG BAO GIỜ giao KPI (hay bất cứ công việc mục tiêu gì) mà không xác định một mốc thời gian cần phải hoàn thành.

Template mẫu để lên KPI

Kpi Là Gì ? Xây Dựng Kpi Như Thế Nào Cho Hiệu Quả ? / 2023

KPI – Key Performance Indicator có nghĩa là chỉ số đánh giá thực hiện công việc.

Thông thường mỗi chức danh sẽ có bản mô tả công việc hoặc kế hoạch làm việc hàng tháng. Nhà quản lý sẽ áp dụng các chỉ số để đánh giá hiệu quả của chức danh đó. Dựa trên việc hoàn thành KPI, công ty sẽ có các chế độ thưởng phạt cho từng cá nhân. Vậy xây dựng KPI như thế nào?

Nói 1 cách đơn giản, tương tự như khi đi vào một phòng khám đa khoa, người ta sẽ tham vấn cho mình một loạt những test (thử máu, huyết áp, nhịp tim, X quang, nước tiểu, mắt, mũi, chân tay, thần kinh, vv…). Nếu ta khám hết, bác sỹ sẽ cho ta một loại kết quả thể hiện bằng những chỉ số định tính và định lượng. Tất cả những thông tin đó đều là KPI về tình trạng sức khỏe của chúng ta.

Chúng ta giám sát sức khỏe của mình, của doanh nghiệp, phòng ban và nhân viên, vv… thông qua các KPIs. Từ đó biết được chúng ta đang có sức khỏe tốt hay xấu, doanh nghiệp đang thắng hay thua, nhân viên đang hoạt động ra sao, vv… để rồi đưa ra các biện pháp giải quyết hiệu quả.

Vậy, Câu hỏi là phải xây dựng KPI như thế nào trong các chỉ số KPIs nêu trên?

Câu trả lời duy nhất là: Tôi chỉ cần những KPIs giúp cho tôi ra quyết định phù hợp mà thôi. Cũng giống như khi bạn vào khám bệnh (ngoại trừ những trường hợp đặc biệt), chỉ có ông nào sợ chết, thần kinh có vấn đề mới yêu cầu người ta “có test nào cho tôi test hết”: tốn tiền, tốn thời gian, tốn công sức,…

Nhưng, phần lớn các lãnh đạo công ty không thực sự biết là mình cần phải biết những thông tin gì để giúp mình ra các quyết định, cho nên dễ rơi vào trạng thái biết nhiều thông tin, nhưng lại không giúp mình ra được những quyết định thay đổi. Cụ thể, các lãnh đạo có thể ngồi một chỗ và chỉ ra một loạt các KPIs, nhưng nhiều khả năng trong số đó là các KPIs không thực tế, không thu thập được số liệu, hoặc quá chi tiết, vv…

Các chỉ số KPI có thể thuộc nhiều loại khác nhau.

Việc hiểu nhầm và áp dụng máy móc hệ thống KPI sẽ tạo ra những bất cập trong hệ thống đánh giá trong công ty. KPI có thể thuộc ba loại như sau:

01- Hệ thống KPI tập trung vào đầu ra – output:

Các KPI đầu ra output quá quen thuộc với các chuyên viên nhân sự. hệ thống KPI output cho phép thực hiện công tác đánh giá nhanh và hiệu quả. Tuy nhiên hệ thống này có các yếu điểm là không cân nhắc tốt tình hình thay đổi trên thị trường kinh doanh, không khuyến khích phát triển, tạo điều kiện cho nhân viên tập trung vào các giải pháp ngắn hạn tình thế.

02- Hệ thống KPI hành vi – behavior:

Các KPI về hành vi tương đối mới đối với các chuyên viên nhân sự Việt Nam. Các KPI hành vi rất thích hợp với các vị trí mà đầu ra rất khó lượng hóa. Ví dụ tại vị trí chuyên viên dịch vụ khách hàng, các hành vi như tích cực làm việc, chăm chỉ, cẩn thận là những yếu tố tiên quyết đảm bảo đầu ra tại vị trí làm việc.

03- Hệ thống KPI năng lực – competencies:

Các KPI về năng lực chú trọng vào khả năng của người nhân viên. Hệ thống KPI năng lực tập trung vào nguyên nhân thay vì kết quả như trong hệ thống KPI tập trung vào đầu ra.

Các chuyên viên nhân sự khi triển khai hệ thống đánh giá thường băn khoăn và tự hỏi hệ thống KPI như thế nào là tốt nhất. Chúng ta có nên tập trung vào đầu ra trong khi đảm bảo các KPI về năng lực và hành vi được áp dụng phù hợp không ? Bài toán áp dụng hệ thống KPI tương tự như một vị thầy lang có được các vị thuốc. Bản thân các vị thuốc không quan trọng bằng liều lượng các vị thuốc được áp dụng cho một bệnh nhân cụ thể trong hoàn cảnh cụ thể. Điều chỉnh tỷ lệ các nhóm KPI cho từng vị trí công việc, trong từng hoàn cảnh môi trường kinh doanh sẽ quyết định tính hiệu quả của công tác nhân sự.

01- Vị trí công việc: Vị trí công việc đóng vai trò quyết định tỷ lệ ba nhóm KPI. Tại vị trí chuyên viên nghiên cứu R & D, hệ thống KPI tập trung đầu ra sẽ không hiệu quả do nghiên cứu phát triển mang tính chất rủi ro và bất định cao. Đảm bảo chi phí và các hoạt động hỗ trợ R & D không đảm bảo 100 % thành công. Áp tỷ lệ KPI output sẽ tạo ra những áp lực vô hình cho chuyên viên nghiên cứu. Tuy nhiên tại vị trí giám sát bán hàng FMCG, hệ số KPI output sẽ phải chiếm tỷ trọng lớn nhất. Cũng tương tự, hệ thống KPI năng lực sẽ phù hợp với các vị trí nhân viên trẻ.

02- Chiến lược kinh doanh: Chiến lược kinh doanh tác độn sâu sắc tới hệ thống chỉ tiêu đánh giá. Một công ty có chiến lược kinh doanh dài hạn và bền vững sẽ có trọng số hệ thống KPI về năng lực và hành vi nhiều hơn công ty tập trung vào ngắn hạn.

03- Áp lực môi trường kinh doanh: Áp lực môi trường kinh doanh ảnh hưởng ngắn hạn tới hệ thống KPI đánh giá. Các ngân hàng là một ví dụ cụ thể khi tất cả các nhân viên đều phải đảm bảo chỉ số huy động vốn.

04- Năng lực của phòng nhân sự: Năng lực hiện hữu của phòng nhân sự và các cấp quản lý cũng là yếu tố quyết định lựa chọn hệ thống KPI. Hệ thống KPI tập trung về ouput sẽ không đòi hỏi năng lực chuyên môn của phòng nhân sự. Trái lại, hệ thống KPI về năng lực và hành vi sẽ đòi hỏi năng lực cao hơn do phòng nhân sự cần xác định rõ ràng mối liên kết giữa kết quả và hành vi/ năng lực.

Hệ thống KPI tốt là hệ thống KPI thực tế với hoàn cảnh doanh nghiệp của mình, khả thi, thu thập được thông tin chính xác với chi phí và thời gian hợp lý. Nếu muốn thiết lập các KPIs cho từng phòng ban, nhân viên nhân sự phải tham vấn với trưởng phòng ban đó và cấp cao hơn (họ cần những thông tin gì để đưa ra các quyết định quản lý) ngoài ra, cũng cần căn cứ vào mục tiêu và chức năng của phòng ban đó…

Bình Luận

Bình Luận

Kpi Là Gì? Cách Xây Dựng Và Tính Toán Chỉ Số Kpi (S.m.a.r.t) / 2023

KPI, KPI và KPI. Đây chính xác là cụm từ gây “ám ảnh” nhất mọi thời đại với không chỉ cho nhân viên các phòng ban từ nhân sự, kinh doanh đến marketing, mà còn đối với cả đội ngũ lãnh đạo khi áp KPI cho nhân viên của họ.

Vậy bạn đã thực sự hiểu về KPI? Bài viết này Uplevo sẽ giới thiệu định nghĩa hoàn chỉnh về KPI cũng như hướng dẫn doanh nghiệp xây dựng được một hệ thống KPI phù hợp và quan trọng hơn cả là đo lường KPI một cách hiệu quả nhất.

KPI (Key Performance Indicator) là gì?

KPI viết tắt cho Key Performance Indicator là một hình thức đo lường giá trị nhằm xác định hiệu quả mà doanh nghiệp đã đạt được đối với một mục tiêu kinh doanh cụ thể. Các tổ chức, doanh nghiệp thường sử dụng KPI ở nhiều cấp độ khác nhau để đánh giá mức độ thành công của họ đối với một mục tiêu đề ra từ trước.

Tầm quan trọng của KPI trong doanh nghiệp?

Trong một số trường hợp, các doanh nghiệp áp dụng KPI mà không hiểu bản chất của chỉ số này. Để rồi, họ phải ngao ngán mà tự hỏi tại sao KPI không phản ánh chính xác tình hình thực tại của doanh nghiệp, cũng như chẳng đem lại bất kỳ sự thay đổi tích cực nào khi áp dụng.

Một trong những khía cạnh quan trọng nhất của KPI, vốn thường bị bỏ qua khi áp dụng bởi các doanh nghiệp, đó chính là việc truyền đạt KPI tới toàn bộ các bộ phận trong doanh nghiệp. Các doanh nghiệp thường chỉ tập trung làm sao để đề ra những con số KPI tốt nhất, có thể giúp họ tối đa hóa lợi nhuận, mà quên mất cần phải truyền đạt chúng tới các phòng ban một cách cụ thể, rõ ràng nhất.

Đồng thời, việc thu thập và phân tích những số liệu, khảo sát nội bộ và thị trường là một điều cần phải thực hiện để doanh nghiệp có cái nhìn đúng đắn nhất về vị trí và mục tiêu họ sẽ đề ra. Cuối cùng, muốn chỉ số KPI đạt được hiệu quả cao nhất khi truyền đạt tới các phòng ban, thì bộ phận cấp cao trong doanh nghiệp cần phải thiết lập và xây dựng hệ thống truyền thông nội bộ phù hợp.

Làm thế nào để xác định KPI trong doanh nghiệp?

Các doanh nghiệp hoàn toàn có thể xác định KPI dựa trên mục tiêu cốt lõi / quan trọng nhất của mình.

Để xác định KPI, bạn nên cân nhắc thực hiện theo các bước như sau:

Mục tiêu mà doanh nghiệp bạn mong muốn là gì?

Tại sao mục tiêu ấy lại quan trọng đối với doanh nghiệp bạn?

Làm cách nào để bạn đo lường hiệu quả trong quá trình thực hiện các hoạt động?

Cần thực hiện những phương thức nào để tác động hiệu quả tới hiệu suất công việc?

Ai sẽ làm người triển khai các công việc để đạt mục tiêu đã đề ra?

Làm thế nào để bạn biết được doanh nghiệp đã đạt được mục tiêu đã đề ra?

Làm cách nào để doanh nghiệp có thể review công việc trong từng giai đoạn thực hiện?

Doanh thu mảng sales phải tăng 20% so với cùng kỳ năm trước.

Để thực hiện được mục tiêu nói trên, doanh nghiệp cần phải tuyển dụng thêm nhân lực phòng sales, đáp ứng yêu cầu của doanh nghiệp (yêu cầu phải được xây dựng một cách cụ thể và phù hợp với doanh nghiệp).

Mục tiêu cần phải được review hàng tháng, có báo cáo cụ thể và đề xuất phương cách chỉnh sửa phù hợp.

Mô hình S.M.A.R.T KPI là gì?

Doanh nghiệp có thể sử dụng mô hình SMART để đánh giá tính hiệu quả của KPI:

Mục tiêu cần phải cụ thể (Specific).

Phải có quy trình đo lường cụ thể hiệu suất đạt được mục tiêu (Measure).

Mục tiêu ấy có thể đạt được hay không (Attainable).

Thời gian cụ thể để đạt được mục tiêu là gì (Time-frame).

Cách xây dựng và tính toán chỉ số KPI

Nhằm giúp bạn có cái nhìn cụ thể hơn trong việc xây dựng và thiết lập KPI, chúng ta đã hệ thống hóa vấn đề, chia ra thành các bước cụ thể như sau:

1. Đề xuất mục tiêu cụ thể cho KPI

Đây là bước quan trọng nhất trong việc xây dựng và thiết lập KPI. KPI cần phải liên kết trực tiếp với mục tiêu cốt lõi của doanh nghiệp.

Nhưng truyền đạt không thôi là chưa đủ, KPI cần phải được diễn đạt một cách tường minh, rõ ràng và cụ thể. Thậm chí, bạn hoàn toàn có thể tham khảo những ý kiến đóng góp của nhân viên nhằm cải thiện KPI, khiến nó trở nên hiệu quả và thực tế hơn trong bối cảnh hiện tại của doanh nghiệp.

3. Review lại KPI hàng tuần hoặc hàng tháng

Thường xuyên kiểm tra hiệu suất công việc là một điều cần thiết để duy trì và phát triển mục tiêu mà doanh nghiệp đã đề ra.

4. Đảm bảo KPI đã đề ra phải mang tính thực tiễn

Review mục tiêu doanh nghiệp.

Phân tích hiệu suất hoạt động của doanh nghiệp.

Đề xuất KPI trong ngắn và dài hạn.

Review quá trình thực hiện và có những điều chỉnh phù hợp.

5. Điều chỉnh KPI phù hợp với những thay đổi của doanh nghiệp

KPI cần phải có những cập nhật và điều chỉnh thường xuyên, để nó không bị trở nên lạc hậu với chiến lược và mục tiêu của doanh nghiệp, vốn phải thường xuyên thay đổi để thích ứng với thị trường.

6. Kiểm tra xem KPI đã đề xuất có thể thực hiện được hay không

Nếu đề xuất KPI mà doanh nghiệp không thể nào thực hiện được vì nhiều lý do (như không đủ nguồn lực, thách thức tới từ thị trường quá lớn,…), hiệu quả mà KPI đem về sẽ không thực sự như mong muốn của doanh nghiệp. Nếu đề xuất KPI thấp hơn so với năng lực thực sự, doanh nghiệp hoàn toàn có thể bỏ lỡ nhiều cơ hội để bứt phá trong tương lai.

Chính vì thế, việc tính toán KPI có tính khả thi cao là một điều vô cùng quan trọng, quyết định tới sự phát triển của doanh nghiệp trong tương lai. Bạn hoàn toàn có thể sử dụng các công cụ bổ trợ để xác định KPI chính xác như Google Analytics.

Sử dụng các công cụ bổ trợ cho việc thiết lập KPI

Rõ ràng hiệu quả mà KPI đem lại cho doanh nghiệp là không thể bàn cãi. Chúng ta hoàn toàn có thể sử dụng các trợ thủ đắc lực để quản lý và đo lường hiệu suất công việc.

1. Sắp xếp chiến lược kinh doanh

Bạn cần thực hiện công đoạn chuyển đổi các chiến lược định tính sang thành các chỉ số có thể đo lường được, qua đó xác định rõ ràng chiến lược nào là quan trọng nhất, và cần tập trung nhất để thực hiện trong tương lai, và sắp xếp chúng theo các thứ tự rõ ràng.

2. Bao quát những khía cạnh cần thiết

Các hoạt động kinh doanh luôn đi đôi với sự đánh đổi.

Doanh nghiệp của bạn không thể bao quát tất cả những khía cạnh trong kinh doanh. Như việc sản xuất một sản phẩm tốt và chất lượng không thể đi đôi với giá rẻ.

Một phương pháp có thể giúp bạn xác định khía cạnh mình cần tập trung đó chính là Balanced Scorecard ( BSC). Qua học thuyết này, doanh nghiệp bạn sẽ xác định mình cần đánh đổi những khía cạnh nào để có thể đạt được mục tiêu mình đã đề xuất trước đó. Bốn khía cạnh bạn cần lưu tâm ở đây là:

Khía cạnh tài chính.

Khía cạnh khách hàng.

Khía cạnh quy trình nội bộ doanh nghiệp.

Khía cạnh học hỏi và phát triển trong doanh nghiệp.

3. Áp dụng chiến lược BSC vào OKRs trong thực tiễn

4. Sử dụng KPI dashboard để giám sát hiệu quả công việc

Sau khi xác định mục tiêu và phương thức triển khai mục tiêu cụ thể, doanh nghiệp cần một công cụ trực quan, có thể giám sát hiệu quả công việc, phát hiện các vấn đề nảy sinh và thực hiện những chỉnh sửa cần thiết khi hệ thống chệch nhịp.

KPI dashboard sẽ cung cấp cho doanh nghiệp các chỉ số được hiển thị trực quan trong thời gian thực.

Chỉ số KPI quan trọng để quản lý công việc bán hàng

Những quản lý bán hàng đôi khi gặp phải những mù mờ, khúc mắc trong công việc của hình. Nếu như không có những con số thực, sẽ rất khó để họ nằm bắt được trình trạng bán hàng hiện tại, và đưa ra các chiến lược cụ thể để giúp đội ngũ sale có thể hoạt động hiệu quả.

Tỷ lệ chi phí bỏ ra để có được khách hàng mới (Client Acquisition Rates)

Doanh số bán hàng theo địa điểm (Sales Volume by Location)

Giá của đối thủ (Competitor Pricing)

Mức độ tương tác của khách hàng hiện tại (Existing Client Engagement)

Sự hài lòng của nhân viên (Employee Satisfaction)

Chỉ số đo lường sự hài lòng của khách hàng (Net Promoter Score (NPS))

1. Số contacts mới

Đây là chỉ số KPI quan trọng mà người quản lý cần thường xuyên nắm bắt. Số mẫu về trong tuần/tháng vừa qua, đội ngũ bán hàng đã liên hệ hết chưa, tỷ lệ chuyển đổi là bao nhiêu, con số so với tuần trước tăng hay giảm? Lý do của sự tăng giảm này là gì?

Ngoài ra nắm bắt chỉ số này cũng giúp quản lý có thể phân bổ cho đội ngũ nhân viên của mình một số lượng hợp lý, nếu mẫu về quá ít, thì cần phải liên hệ ngay với đội ngũ marketing để có những giải pháp kịp thời.

2. Tỷ lệ chi phí bỏ ra để có được khách hàng mới

Một chỉ số KPI cần được đo lường khác, chính là tỷ lệ chi phí bỏ ra để có được khách hàng mới. Sử dụng tỷ lệ này để điều chỉnh cách tiếp cận khi liên hệ với khách hàng. Liệu quy trình sale của bạn đã tốt chưa? Đội ngũ bán hàng để tìm hiểu về khách hàng tiềm năng trước khi liên hệ hay chưa? Hình thức liên hệ hiện tại có tốt không (gặp mặt trực tiếp, telesale, email,…)

Nếu sự khác biệt về tỷ lệ chuyển đổi chỉ diễn ra trong thời gian ngắn, thì có thể do sự phân bố contact chất lượng không đồng đều nhau, không sao cả. Nhưng nếu diễn ra liên tục, thì ắt vấn đề nằm ở chính bạn sale kia.

3. Doanh số bán hàng theo địa điểm

Bằng việc so sánh doanh số bán hàng theo địa điểm bao gồm cả cửa hàng offline và các giao dịch online, người quản lý sẽ nhận ra được nguồn cầu ở đâu là lớn nhất, và thấp nhất, sau đó lý giải tại sao lại có sự khác biệt này.

Nếu doanh số bán hàng ở khu vực A rất thấp, có thể do lượng nhu cầu ở đó quá ít, bạn có thể tính đến trường hợp phải chuyển địa điểm cửa hàng đi nơi khác. Ngoài ra, nếu có 2 địa điểm có doanh số bán hàng tương đương nhau và tháng 1, hãy thử áp dụng chương trình khuyến mại vào tháng 2 rồi đổi chiều vào tháng 3 để biết vị trí nào đem lại nguồn doanh thu tốt.

4. Giá của đối thủ

Mặc dù quản lý và người chủ không nên theo dõi nhất cứ nhất động của đối thủ làm gì cả, họ cũng nên có mối quan tâm nhất định tới vấn đề giá của sản phẩm đối thủ bởi nó sẽ tạo ra những chiến lược cạnh tranh rõ rệt.

Bằng việc liên tục so sánh giá của mình và đối thủ, bạn cũng nhận biết được đâu là thời điểm tuyệt vời để đưa ra các chương trình khuyến mãi, để thu hút khách hàng hiệu quả hơn.

5. Mức độ tương tác của khách hàng hiện tại

Duy trì một mối quan hệ tốt với khách sau khi việc mua bán đã kết thúc là một điều cực kì quan trọng để phát triển doanh nghiệp dài hạn. Bằng việc thường xuyên giữ liên lạc với khách hàng, và liệu có thể giúp ích được gì nếu như có khó khăn trong quá trình sử dụng dịch vụ, người bán hàng sẽ xây dựng được lòng tin và sự yêu mến.

6. Sự hài lòng của nhân viên

Làm công việc bán hàng đòi hỏi sự kiên trì, nhưng đôi khi, nhân viên của bạn cũng đôi lúc cảm thấy nhụt chí. Vậy nên là một người quản lý, cần phải tạo ra động lực và niềm vui trong công việc với họ.

Hãy tự hỏi, liệu nhân viên của mình có là một phần của tập thể? Họ có đồng ý với quy trình bán hàng đang được áp dung? Thu thập phản hồi của nhân viên là điều rất cần thiết. Mặc dù chỉ số KPI này khá khó để đánh giá, bởi nó mang tính chất cảm tính. Tuy vậy, hãy yêu cầu nhân viên của bạn đánh giá mức độ hài lòng với công việc theo một thang điểm nhất định, đồng thời là trả lời các câu hỏi để hiểu rõ hơn điều gì làm cho họ cảm thấy hạnh phúc và không hạnh phúc.

7. Chỉ số đo lường sự hài lòng của khách hàng

Chỉ số KPI quan trọng cuối cùng chính là đo lường sự hài lòng của khách hàng đối với sản phẩm và dịch vụ của bạn.

Bạn có thể đề nghị khách hàng điền vào những phiếu khảo sát nhỏ để đánh giác mức độ hài lòng của họ theo thang điểm từ 0-10. Các mức điểm có thể được chia như sau:

(9-10): Khách hàng thực sự rất thích bạn. Đối tượng này sẽ mở ra những khách hàng tiềm năng mới cho bạn bằng việc giới thiệu cho bạn vè, gia đình và động nghiệp của họ.

(7-8): Họ tương đối thỏa mãn về sản phẩm và dịch vụ của bạn. Nhưng chỉ dừng lại ở đó mà thôi.

(0-6): Có vẻ như họ giữ một thía độ trung lập, không thích không ghét, hoặc có thể cực kì ghét bạn vì những trải nghiệm không tốt họ đã có với sản phẩm và dịch vụ.

Đánh giá tỷ lệ giữa những người ghét, người thỏa mãn, và người thích bạn. Liệu có cách nào để giảm phần trăm số những người từ 0-6 điểm và tăng những người từ 7-10 điểm lên không?

Khi bạn đã nắm được các chỉ số KPI quan trọng trên, phân tích các thông tin này thật kĩ càng để hiểu được thêm về tình trạng hoạt động hiện tại. Sau đó đưa ra các bước cải tiến mới để có thể phát triển.

Một số thuật ngữ thường gặp về KPI:

1. KRI (Key risk indicator): Là một chỉ số dùng để đo lường độ rủi ro trong các hoạt động triển khai. Chỉ số này thường được sử dụng để cảnh báo mức độ rủi ro trong nhiều cấp độ khác nhau trong doanh nghiệp.

2. CSF (Critical success factor): Là một thuật ngữ để chỉ các yếu tố cần thiết giúp cho doanh nghiệp có thể đạt được mục tiêu đã đề ra từ trước.

3. Performance metrics: Dùng để đo lường hiệu quả, hành vi của các cá thể hoạt động trong doanh nghiệp. Ví dụ, nhân viên làm việc trong trung tâm chăm sóc khách hàng có thể được đo lường hiệu suất làm việc dựa trên một số những chỉ tiêu như: Số lượng cuộc gọi của khách hàng được trả lời, trung bình thời gian chờ nhận cuộc gọi, số lượng yêu cầu được tiếp nhận thành công, thời lượng trung bình cho mỗi cuộc gọi,…

10 điều cần lưu ý khi xây dựng KPI:

Thiết lập KPI dựa trên số lượng người bị ảnh hưởng, chịu tác động bởi chỉ số đo lường ấy.

Chỉ số phải khách quan và không dựa trên các ý kiến chủ quan.

Bắt nguồn từ chiến lược và tập trung vào sự cải tiến.

Được xác định rõ ràng, đơn giản và để hiểu.

Cần nhất quán (để duy trì và cải tiến trong tương lai)

Phù hợp với thực tiễn doanh nghiệp, mang tính khả thi cao.

Cung cấp thông tin phản hồi kịp thời và chính xác.