Khi thành lập doanh nghiệp, mỗi doanh nghiệp đều cần có những con dấu riêng . Bởi lẽ, con dấu của doanh nghiệp thường xuất hiện trên các giấy tờ, chứng từ giao dịch hoặc một số giấy tờ pháp lý khác. Con dấu là đại diện pháp lý của tổ chức đó, có giá trị xác nhận các quyền và nghĩa vụ pháp lý được pháp luật công nhận. Chính vì lẽ đó mà con dấu pháp nhân phải được quản lý hết sức cẩn thận để tránh những rủi ro do bị thất lạc, giả mạo,…Pháp luật hiện hành có những quy định về con dấu của doanh nghiệp, cụ thể như sau:
1. Cơ sở pháp lý
Pháp luật hiện hành dành những quy định riêng để quy định về con dấu của doanh nghiệp bởi lẽ đây một trong những vấn đề quan tâm của nhiều doanh nghiệp hiện nay, theo đó nó được ghi nhận tại các văn bản pháp luật như:
– Luật Doanh nghiệp năm 2014;
– Nghị định 78/2015/NĐ – CP về đăng ký doanh nghiệp ( được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định 108/2018/NĐ-CP
– Nghị định 96/2015/NĐ-CP quy định chi tiết một số điều của Luật Doanh nghiệp.
2. Những quy định về con dấu doanh nghiệp
2.1 Hình thức, số lượng và nội dung con dấu
Khi thành lập doanh nghiệp, họ được quyết định về hình thức, số lượng của con dấu của chính doanh nghiệp mình. Theo đó, mẫu con dấu doanh nghiệp có thể được thể hiện dưới một hình thức cụ thể (hình tròn, hình vuông hoặc hình dạng khác). Mỗi doanh nghiệp có một mẫu con dấu thống nhất về nội dung, hình thức và kích thước. Dù thể hiện dưới hình thức nào thì con dấu đều có giá trị pháp lý như nhau.
Ngoài ra, đối với nội dung con dấu phải có mã số doanh nghiệp được cấp trên giấy đăng ký kinh doanh và tên doanh nghiệp bao gồm loại hình doanh nghiệp và tên riêng. Pháp luật hiện hành quy định những nội dung này bởi lẽ đây là tiêu chí để phân biệt giữa con dấu của công ty này với công ty khác. Ngoài thông tin nêu trên, doanh nghiệp có thể bổ sung thêm ngôn ngữ, hình ảnh khác vào nội dung mẫu con dấu của doanh nghiệp.. Tuy nhiên phải lưu ý về những hình ảnh, ngôn ngữ không được dùng trong nội dung con dấu, theo đó, doanh nghiệp không được sử dụng những hình ảnh, từ ngữ, ký hiệu sau đây trong nội dung hoặc làm hình thức mẫu con dấu:
– Quốc kỳ, Quốc huy, Đảng kỳ nước cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam.
– Hình ảnh, biểu tượng, tên của nhà nước, cơ quan nhà nước, đơn vị vũ trang nhân dân, tổ chức chính trị, tổ chức chính trị – xã hội, tổ chức chính trị xã hội – nghề nghiệp, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội nghề nghiệp.
– Từ ngữ, ký hiệu và hình ảnh vi phạm truyền thống lịch sử, văn hóa, đạo đức và thuần phong, mỹ tục của dân tộc Việt Nam.
2.2 Cơ chế quản lý nhà nước về con dấu doanh nghiệp
Theo quy định pháp luật hiện hành, thay vì phải đăng ký mẫu dấu với cơ quan Công an như trước đây thì hiện nay doanh nghiệp được hoàn toàn chủ động trong việc làm con dấu. Trước khi sử dụng con dấu, doanh nghiệp chỉ cần gửi thông báo mẫu dấu đến cơ quan đăng ký kinh doanh để đăng tải công khai trên Cổng Thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp. Mục đích của quy định này là nhằm công bố công khai cho cho xã hội và bên thứ ba được biết về con dấu của doanh nghiệp.
2.3 Quản lý và sử dụng con dấu
2.3.1. Đối với con dấu đã hết thời hạn sử dụng
Trước khi Luật Doanh nghiệp 2014 có hiệu lực thi hành, việc quản lý, sử dụng con dấu của doanh nghiệp thực hiện theo quy định tại Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24/8/2001 của Chính phủ về quản lý và sử dụng con dấu và Thông tư số 21/2012/TT-BCA ngày 13/4/2012 của Bộ Công an quy định về con dấu của các cơ quan tổ chức, chức danh Nhà nước. Nghị định số 58/2001/NĐ-CP không quy định về thời hạn sử dụng của con dấu. Tuy nhiên, theo quy định tại Khoản 1 Điều 14 Thông tư số 21/2012/TT-BCA thì con dấu của các cơ quan, tổ chức sử dụng trong thời hạn 05 (năm) năm kể từ ngày được cấp. Hết thời hạn trên, cơ quan, tổ chức sử dụng con dấu phải đăng ký lại mẫu dấu tại cơ quan công an nơi cấp Giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu.
Đến khi Luật Doanh nghiệp 2014 có hiệu lực đã tạo nên bước cải cách lớn trong khung khổ pháp lý về con dấu của doanh nghiệp. Theo đó, doanh nghiệp được tự quyết định nội dung, hình thức và số lượng con dấu. Thủ tục thông báo con dấu cho cơ quan nhà nước cũng hết sức đơn giản, theo đó, doanh nghiệp chỉ cần thông báo chơ cơ quan đăng ký kinh doanh trước khi sử dụng để công bố trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp thay vì phải đăng ký để được cơ quan công an cấp giấy chứng nhận như trước đây.
Bên cạnh đó, tại Khoản 1 Điều 15 Nghị định số 96/2015/NĐ-CP ngày 19/10/2015 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều của Luật Doanh nghiệp quy định: “Các doanh nghiệp đã thành lập trước ngày 01/07/2015 tiếp tục sử dụng con dấu đã được cấp cho doanh nghiệp mà không phải thực hiện thông báo mẫu con dấu cho cơ quan đăng ký kinh doanh. Trường hợp doanh nghiệp làm thêm con dấu, thay đổi màu mực dấu thì thực hiện thủ tục thông báo mẫu con dấu theo quy định về đăng ký doanh nghiệp”. Như vậy, căn cứ trên quy định trên doanh nghiệp được tiếp tục sử dụng con dấu đã hết thời hạn sử dụng và không phải thực hiện thủ tục thông báo về việc tiếp tục sử dụng con dấu đó đến cơ quan đăng ký kinh doanh. Trường hợp thay đổi số lượng con dấu, nội dung và hình thức mẫu con dấu thì doanh nghiệp thực hiện thủ tục thông báo đến cơ quan đăng ký kinh doanh theo quy định.
2.3.2 Tăng số lượng con dấu của doanh nghiệp thành lập trước ngày 01/07/2015
Tại Khoản 2 Điều 15 Nghị định 96/2015/NĐ- CP có quy định: “Trường hợp doanh nghiệp đã thành lập trước ngày 01 tháng 7 năm 2015 làm con dấu mới theo quy định tại Nghị định này thì phải nộp lại con dấu và Giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu cho cơ quan công an nơi đã cấp Giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu. Cơ quan công an cấp giấy biên nhận đã nhận lại con dấu tại thời điểm tiếp nhận lại con dấu của doanh nghiệp. “
Như vậy, căn cứ theo khoản 2 và khoản 1 điều này thì trường hợp doanh nghiệp thành lập trước ngày 01/7/2015 đã được cấp con dấu và Giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu theo quy định tại Nghị định số 58/2001/NĐ-CP muốn làm thêm con dấu thứ hai và con dấu thứ hai có nội dung, hình thức, kích thước giống với con dấu thứ nhất thì doanh nghiệp thực hiện thủ tục thông báo mẫu con dấu theo quy định về đăng ký doanh nghiệp.
Trường hợp con dấu thứ hai có nội dung, hình thức, kích thước khác với con dấu thứ nhất thì doanh nghiệp nộp lại con dấu và Giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu cho cơ quan công an nơi đã cấp Giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu và thực hiện thủ tục thông báo mẫu con dấu mới đến cơ quan đăng ký kinh doanh theo quy định về đăng ký doanh nghiệp.
2.4 Thời điểm có hiệu lực của con dấu
Bàn về thời ddierm có hiệu lực của con dấu doanh nghiệp thì Tại Khoản 2, Điều 34 Nghị định 78/2015/NĐ-CP có quy định như sau:
“ Trước khi sử dụng, thay đổi, hủy mẫu con dấu, thay đổi số lượng con dấu của doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện, doanh nghiệp gửi thông báo đến Phòng Đăng ký kinh doanh nơi doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện đặt trụ sở để đăng tải thông báo về mẫu con dấu trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp. Nội dung thông báo bao gồm:
a) Tên, mã số, địa chỉ trụ sở của doanh nghiệp hoặc chi nhánh hoặc văn phòng đại diện;
b) Số lượng con dấu, mẫu con dấu, thời điểm có hiệu lực của mẫu con dấu”